Usare l’unione dati di InDesign per creare biglietti da visita

In questo post impareremo come utilizzare una delle funzionalità più potenti di InDesign: l’Unione dati. La useremo per creare diversi biglietti da visita e vedremo perché InDesign può essere il miglior strumento possibile per questo compito che, tutti noi designer, ci troviamo prima o poi a svolgere nella nostra carriera. Seppure il nome, Unione dati, possa intimidre, non è necessaria alcuna esperienza precedente per seguire questo tutorial. Ti guiderò passo dopo passo:

1. Creazione del documento: per rendere più veloce questa guida, scarica un template InDesign
2. Prepara i dati dei colleghi/clienti
3. Prepara il biglietto da visita per l’unione dati.
4. Esegui l’unione dati e prepara tutti i biglietti da visita in pochi secondi.

Pronta/o? Cominciamo!

Cos’è il data merge (unione dati) di InDesign?

Nel caso in cui non avessi mai sentito parlare del data merge, o unione dati, è giusto spiegarti di cosa sto parlando. Dopodiché vedremo insieme come usare questa funzione per i tuoi biglietti da visita. L’Unione dati è una funzione necessaria se si crea un documento (o parte di un documento) con un “esempio prototipo” (layout ripetitivo) che deve essere ripetuto in una griglia o in un record per pagina con differenti dati. È davvero facile da usare e ti farà risparmiare moltissimo tempo.

1. Crea il biglietto da visita

Ora che sappiamo cos’è questa funzione, siamo pronti per creare i nostri biglietti da visita! Non spiegherò l’intero processo di impostazione del biglietto da visita perché ci sono già molti post al riguardo. Se hai dubbi, dovresti andare alla guida utente ufficiale su come creare un nuovo documento in InDesign. Nel secondo punto della guida, vedrai come modificare la dimensione del documento. Imposta le dimensioni del tuo biglietto da visita e sarai pronto. Altrimenti, per risparmiare tempo, puoi scaricare un template. Ce ne sono moltissimi per i biglietti da visita, e anche solo guardare tutti i possibili modelli potrebbe farti venire delle idee creative. Per rendere questa guida più semplice da seguire, cambierò alcune impostazioni del documento per essere sicuro che si possano vedere sia la parte anteriore che quella posteriore del biglietto da visita, una accanto all’altra. Come puoi vedere nell’immagine sottostante, attiverò Pagine affiancate e farò sì che il documento inizi dalla seconda pagina. Se vuoi fare lo stesso, clicca su File >  Nuovo documento… per cambiare queste due opzioni. Perfetto, nel prossimo passaggio impareremo come impostare il file Excel che contiene i dati dei tuoi colleghi/clienti.

2. Prepara i dati di colleghi/clienti

I biglietti da visita nel mio esempio conterranno solo variabili di testo, quindi l’impostazione del file Excel sarà piuttosto semplice. La prima riga della tabella dovrebbe contenere il nome di ogni variabile. Nel mio caso sono id, nome, il tipo lavoro ed e-mail.  Nota che id è un insieme di dati che non userò durante l’Unione dati. Le altre righe dovrebbero contenere i dati di ogni persona. Una volta completato il file Excel, puoi salvarlo in Testo Unicode cliccando su File > Salva come e selezionando il formato UTF-16 Testo Unicode (.txt).

3. Prepara il template e crea il biglietto da visita in pochi secondi

Ecco la parte difficile: preparare ed eseguire il data merge. I prossimi passaggi da fare sono:

1. Apri il pannello Unione dati;
2. Seleziona la sorgente dati;
3. Indica ad InDesign dove mettere ogni set di dati;
4. Rilassati mentre InDesign crea automaticamente tutti i biglietti da visita.

Apri il pannello unione dati

Torna su InDesign e clicca Finestra > Utility > Unione dati. Si aprirà il piccolo pannello raffigurato qui sotto.

Seleziona la sorgente dati

In questo passagio aggiungeremo la sorgente dati. In altre parole, diremo a InDesign di scegliere tutte le informazioni dal file Excel che abbiamo creato sopra. Fai clic sull’icona in alto a sinistra nel pannello Unione dati. Quella con 4 linee orizzontali. Poi clicca su Seleziona sorgente dati… and seleziona il file TXT che abbiamo creato da Excel, contenente tutti i dati. Dopo aver aggiunto la sorgente dati, InDesign crea le variabili per l’unione dati. Il nome della variabile viene preso dalla prima riga del file Excel precedentemente creato.

Indica ad InDesign dove mettere ogni set di dati

Nel prossimo passaggio, dobbiamo dire a InDesign dove mettere i nostri dati e quale stile dare ai nostri dati. Fortunatamente, non è così difficile. Devi solo selezionare il testo che vuoi sostituire con i dati provenienti dal file TXT. Seleziona il testo. Poi clicca sul nume della variabile che vuoi posizionare. Naturalmente, nessuno ti impedisce di formattare il testo localmente, ma ti consiglio vivamente di usare gli stili di paragrafo di InDesign, in questo modo avrai un migliore controllo sul testo.

Visualizza l’anteprima dell’unione dati in InDesign

Dopo aver assegnato tutte le variabili nel layout, sei pronto per avviare l’unione dati. Puoi selezionare “Anteprima” nel pannello Unione dati per vedere quale sarà il risultato finale. Usa le frecce per spostarti su e giù nel set di dati e vedere l’anteprima di ciascuno dei biglietti da visita. Se alcuni dei dati non si adattano allo spazio assegnato al testo contenuto in una variabile (vedi il nome di William Shakespeare) puoi comunque correggerlo prima di eseguire l’unione dei dati (o dopo).

Esegui l’unione dati in InDesign

Adesso arriva il bello! Quando esegui l’unione dei dati, InDesign crea un nuovo documento che contiene tutti i biglietti da visita in pochi secondi. In poche parole, quello che abbiamo appena fatto è:

1. Preparato un “prototipo grafico” in InDesign;
2. Aggiunto tutte le informazioni sulle persone in una tabella (il file Excel);
3. Esportato la tabella in un formato che può essere letto dalla funzione di unione dei dati (il file TXT);
4. Aggiunto la sorgente dati alla funzione Unione dati;
5. Indicato ad InDesign dove inserire i dati all’interno del “prototipo grafico”.

Dopo aver completato tutti questi passaggi, è possibile fare clic sul pulsante nella parte superiore sinistra del pannello di unione dei dati (vedere la figura seguente). Nel pop-up dell’unione dati, controlla che il “Record per pagina di documento” sia su “Record singolo“, e poi clicca Ok. Tutti i biglietti da visita verranno creati automaticamente da InDesign!

4. Rilassati mentre InDesign lavora per te

InDesign è uno strumento meraviglioso! Ci sono molte ragioni per cui InDesign è diventato il software leader del settore e lo strumento scelto da quasi tutti i designer. Non solo è facile da usare, ma ha anche la capacità di aiutarti davvero nella creazione di splendidi layout (direi principalmente per il modo in cui gestisce la tipografia e “forza” i suoi utenti a mantenere l’ordine nel layout).

Inoltre, InDesign ha strumenti di automazione integrati molto potenti. Ma purtroppo tutte queste funzioni sono davvero troppo complicate da spiegarle in un post. La cosa positiva è che però le trovi tutte all’interno di InDesign Academy, il corso avanzato di Grafigata dedicato a questo straordinario software.

Ci vediamo nel prossimo post.

Stefano