Come gestire al meglio il tempo da designer (freelancer o no)

Ogni designer affronta quotidianamente la “sfida del tempo”. La deadline incombente, le troppe cose da fare in un solo giorno, gli impegni personali e, beh, il tempo libero. Sembra sempre che il tempo non sia mai abbastanza!

Gestire al meglio il tempo è infatti uno degli aspetti più importanti nella carriera di un designer. Sia che tu sia un dipendente sia che tu svolga un’attività da freelancer come me.

In molti articoli di Grafigata.com ho inserito alcune tecniche, strategie e piccoli accorgimenti per risparmiare tempo utile e per svolgere più velocemente alcuni lavori. Non avevo mai, fino ad oggi, scritto un articolo completamente dedicato alla gestione del tempo per un designer (freelancer o no).

Come fare a svolgere più lavori in minor tempo? Come raggiungere la qualità ricercata se la deadline è incombente? Come gestire il proprio tempo lavorativo al meglio?

Ecco. Questo articolo vuole proprio essere una risposta a tutte queste domande (e anche ad altre che magari ancora non ti sei posto) attraverso una serie di consigli e strategie utili.

E allora andiamo direttamente al sodo!

Come gestire al meglio il tempo. Prima cosa: organizzati

Nel cervello di ciascuno di noi c’è quella vocina che ci spinge a cazzeggiare, a rimandare quello che si ha da fare, a giocare ai pokemon o a chattare nei gruppi di Whatsapp. Insomma: è quella vocina che ti spinge a perdere tempo. La chiamo la vocina del cazzeggio.

Sembrerà assurdo ma ti sfido d’ora in poi a combattere quella vocina in un modo molto, molto semplice: con l’organizzazione.

Se organizzi le tue giornate, i tuoi lavori, le strategie che segui per promuoverti e i progetti personali su cui vuoi lavorare, avrai anche più tempo libero da dedicare a quel che più ti piace fare.

Voglio quindi partire con alcuni consigli pratici su come organizzare al meglio il tuo tempo.

Questi sono consigli che funzionano e hanno funzionato per me e che mi hanno permesso di avere abbastanza tempo da gestire questo blog, la mia carriera da freelancer e molte altre cose. Potrai prendere questi consigli ed applicarli alla tua vita modificandoli secondo le tue necessità e il tuo stile, ovviamente!

Però attento sempre alla vocina del cazzeggio eh! ;)

1. Fai sempre prima le cose più importanti

Che sembra una cosa facilissima e invece non lo è. Per niente.

Perché? Perché spesso ci si perde a fare tutta una serie di attività, progetti, ca**ate che ti fanno solo rallentare il ritmo.

Tutte attività che svolgi invece di dedicarti a quel grosso progetto che devi concludere, a quella scadenza su cui sai che devi iniziare a lavorare epperò non lo fai.

Insomma: togli di mezzo, come prima cosa, ogni giorno, le cose più difficili e importanti. Togliti di mezzo quel grosso progetto o quella scadenza in arrivo senza arrivare all’ultimo minuto.

Vedrai che così facendo avrai molto più tempo a disposizione.

2. Crea ogni giorno e ogni settimana una lista di cose da fare

Sembrerà una cosa stupida e da inutile precisino ma io, ogni sera prima di andare a dormire mi scrivo sulla mia lavagnetta la lista di tutte le cose da fare per il giorno dopo.

Questo ha un doppio vantaggio: prima di tutto mi consente di andare a letto tranquillo e senza pensieri, secondo mi permette, il giorno dopo, di avere una traccia da seguire e partire subito a bomba col lavoro! ;)

Consiglio: non scrivere mai troppe cose da fare per una sola giornata.

Consiglio numero 2: se proprio hai tante cose da fare in una sola giornata… rileggiti il consiglio di prima. Prima le cose importanti!

3. Usa la regola dei 2 minuti

Sostanzialmente: quando una cosa richiede meno di due minuti per farla, falla subito, senza pensarci. Immediatamente. Questo è importantissimo soprattutto per tutti coloro che lavorano da casa.

Hai mangiato, sporcato i piatti e devi tornare al computer? Non lasciare che i piatti stiano sporchi nel lavandino, ci vogliono due minuti: lavali subito!

Hai una mail di un cliente a cui rispondere e ti ci vogliono meno di due minuti per farlo? Rispondi subito!

Hai un file da spedire e ti ci vogliono meno di due minuti per farlo? Spediscilo subito!

Vedrai che facendo così, ti toglierai ogni giorno, continuamente, un sacco di inutili “cose da fare”. Ti concentrerai quindi di più su quelle importanti.

Come trovare idee per quel grosso progetto che hai in ballo, o lavorare sul tuo portfolio online.

Impara a dire di no

È piuttosto ovvio: se utilizzi il tuo tempo per fare cose che non dovresti fare, non avrai più tempo per fare quelle davvero importanti.

Sai di cosa sto parlando vero?

Sto parlando di tutti quei lavoretti, quelle richieste di aiuto, quei favori che si fanno ad amici, parenti o sconosciuti e che ti portano ad avere molto meno tempo a disposizione per fare i lavori che per te sarebbero più profittevoli.

Impara a dire di no agli amici che vengono a chiederti “per favore puoi farmi il logo/volantino/brochure per questo evento?”. NO, vuoi lavorare sui tuoi progetti personali e su quelli dei clienti e non hai tempo.

Impara a dire di no a quei clienti che sai benissimo (perché lo sai) che non ti porteranno alcun valore ma soltanto gatte da pelare e perdite di tempo. NO, vuoi dedicarti a progetti di più ampio respiro e non hai tempo.

Insomma, impara a valutare quello che ti arriva.

Non prendere tutto quello che ti capita. Più clienti non vuol dire né più soldi né una miglior carriera.

Consiglio: porta avanti max 2 progetti grossi alla volta

Un consiglio che posso darti se sei un freelancer è quello di non lavorare mai contemporaneamente a più di 2 progetti per clienti alla volta.

Se sarai stato capace di dire di no, quei 2 clienti, quei 2 progetti saranno clienti di qualità che ti permetteranno comunque di guadagnare. Il fatto che ti concentrerai solo su di loro garantirà una maggiore qualità progettuale, una maggior velocità di consegna e, forse ancora più importante, un minor livello di stress per te.

Togli di mezzo le distrazioni

Lavorare al computer, peggio ancora con Internet acceso, è una tentazione a dare ascolto alla vocina del cazzeggio incredibile.

L’autocontrollo e la disciplina sono fondamentali in questo caso. Bisogna eliminare quanto più possibile qualsiasi distrazione che possa farti perdere del tempo.

Una delle “cure” che suggerisco più spesso è quella di attuare una dieta mediatica.

Una dieta mediatica è sostanzialmente quando si rinuncia a tutte quelle distrazioni dei media: social media, televisioni, riviste, youtube, netflix, whatsapp e notifiche del cellulare.

La dieta mediatica dovrà essere tanto più estrema quanto più ti senti di perdere del tempo dietro questi buchi neri del tuo tempo.

Ricordi quella volta che hai passato ore su Facebook o cliccando da un sito all’altro invece di portare avanti quel progetto così importante? Vogliamo parlare del tempo trascorso sui siti di informazione on-line o chattando con i tuoi amici sui più famosi servizi di instant messaging?!

Ecco, queste sono tutte perdite di tempo. Cerca di ridurle il più possibile e vedrai che il tuo lavoro funzionerà decisamente meglio ;)

Dedica del tempo alla tua formazione

Ma come Lorenzo sto leggendo sto articolo per capire come avere più tempo e tu mi dici di passarne altro a studiare? E quando lavoro? E la spesa quando la faccio??

Dedicare del tempo alla tua formazione, all’ampliare le tue competenze e a migliorare l’efficacia del tuo lavoro è probabilmente uno dei migliori investimenti del tuo tempo che tu possa fare come designer freelancer.

Se 1 ora di studio su tecniche per essere più veloce con, non so, Illustrator ti porta a risparmiare 2 ore di lavoro tutte le volte che costruisci un logo in vettoriale, un banner o delle icone, si tratta un gran bell’investimento! Non credi?

Quindi studia, impara, scopri tecniche nuove all’interno del tuo lavoro così che tu, in futuro, impiegherai 1 ora a fare quello che solitamente facevi in 3.

Il che non vuol dire farsi pagare di meno, anzi! Può voler dire farsi pagare di più impiegando meno tempo.

Che dici, ti ho convinto?

Leggi libri, guarda tutorial, segui dei corsi online, consulta blog e articoli come questo e iscriviti alla newsletter di Grafigata dove spesso fornisco strumenti e consigli e tecniche per migliorare le proprie capacità di designer.

Conclusioni

Ok, siamo giunti alla conclusione di questo articolo. In fin dei conti hai capito che per avere più tempo in una giornata si tratta principalmente di avere più organizzazione e di essere più selettivi nello scegliere a cosa dedicarsi e a cosa no.

Ovviamente io ti invito a seguire di questi consigli e a mettere in pratica oggi stesso queste strategie in modo che tu possa migliorarti sempre di più come designer e come freelancer.

Fammi sapere nei commenti se conosci altre tecniche di produttività e gestione del tempo o se hai già avuto a che fare con queste strategie e che risultati ne hai ottenuto!

Alla prossima,

Lorenzo.