Come creare le tabelle in InDesign (e linkarle ad Excel)

Ti è mai capitato di dover ricopiare la stessa tabella Excel nel tuo file InDesign? Oppure modificare manualmente alcune celle che sono state aggiornate? Oppure di non ricordarti se la tabella che hai inserito in InDesign è quella aggiornata?

Una delle operazioni più noiose nello sviluppare progetti in InDesign è infatti allineare ed aggiornare i dati di una tabella.

In questo articolo voglio quindi mostrarti come risolvere questi problemi con le tabelle di InDesign, grazie ad alcune funzioni di InDesign. Per scrivere questo articolo ho chiesto l’aiuto di Stefano Bernardi, di Redokun, una startup che ha creato uno strumento fighissimo per InDesign, di cui ti parlerò più avanti!

Lascio allora la parola a Stefano!

Eccomi! Allora, in questo articolo voglio subito dirti che troverai questi argomenti. Puoi cliccare su una delle voci per andare direttamente al punto che ti interessa:

Piccola nota: io ho le mie fisse quando lavoro con InDesign. Prima di tutto tengo sempre attiva la visualizzazione dei caratteri nascosti di InDesign (fondamentale) e poi uso InDesign in Inglese. Il motivo principale è che molte guide online sono in Inglese, se poi in più capita di collaborare con aziende straniere, o altri designer, comunicare con loro risulta molto più comodo.

Riguardo il primo punto, se non sai come attivare i caratteri nascosti non stampabili, puoi pure guardare la guida di Adobe a riguardo!

Come creare una tabella in InDesign

Prima di parlare delle funzioni avanzate, vorrei vedere assieme a te le basi di come funzionano le tabelle in InDesign.

Esistono 3 modi per creare una tabella in InDesign:

• Convertire del testo formattato in tabella
• Inserire una tabella
• Importare e linkare una tabella da un file Excel (qui vedremo anche come creare un link alla tabella Excel in modo da poter aggiornare i dati della tabella all’interno del nostro documento InDesign con un paio di click)

Vediamoli tutti!

1. Convertire del testo in tabella

Mi ricordo ancora il primo giorno di lavoro. Non sapevo assolutamente utilizzare InDesign, ma dovevo ri-creare un manuale partendo da una base che era stata già fatta per un cliente di Treviso. Dovevo creare il documento da zero. Quello era il mio allenamento.

Ovviamente, il primo metodo che ho imparato, per inserire una tabella in InDesign, era quello di convertire in tabella il testo importato in InDesign.

Come mai? Beh perché:

• Copiare la tabella dal file Excel
• Incollarla dentro ad una casella di testo in InDesign (Il testo importato viene suddiviso in automatico da dei limitatori; il carattere tabulazione separa le colonne, il carattere paragrafo invece separa le righe – P.S: ecco perché dicevo che i caratteri nascosti sono importanti)
• Selezionare tutto il testo e cliccare Tabella > Converti testo in tabella.

era il modo più intuitivo e semplice per creare le mie tabelle.

Come però avrai intuito, non è assolutamente il metodo più veloce.

2. Inserire una tabella all’interno di InDesign

Quando crei una tabella con il metodo Converti Testo in Tabella, i dati copiati in InDesign devono essere correttamente separati da tabulazioni (per dividere le colonne) ed accapi (per dividere le righe).

Può capitare quindi che, se non abbiamo formattato correttamente la tabella, la conversione da testo a tabella non dia il risultato voluto e, quindi, inserire una tabella può risultare dispendioso.

Aggiornando le tabelle create con il comando Converti testo in tabella, ti accorgi velocemente che, quando copi il contenuto da un Excel ad una tabella in InDesign, i tuoi dati vengono mantenuti ordinati e lo stile che avevi dato alla tabella in InDesign rimane integro.

Il mio “Step 2”, nell’imparare ad usare le tabelle in InDesign, è stato quindi quello di inserire una tabella in InDesign.

Cioè impostare manualmente le caratteristiche che volevo dare alla tabella e poi copiare i dati del file Excel nella tabella. In questo caso, se ricopi precisamente la struttura della tabella Excel nel tuo file InDesign (stesso numero di colonne, di righe e celle unite), quando vai ad incollare i dati copiati da Excel, i dati saranno rappresentati correttamente, anche se il file Excel presenta, appunto, delle celle unite.

Le istruzioni passo-passo sono:

• Crea un box di testo in InDesign
• Clicca su Tabella > Inserisci tabella
• Imposta il numero di righe e colonne
• Clicca OK
• Se hai celle da unire, selezionale e fai tasto destro, Unisci celle
• Copia la tabella Excel dentro la tabella InDesign ed imposta lo stile

3. Importare una tabella da Excel in InDesign e linkarla (consigliato)

InDesign ha una funzione che ti permette di inserire una tabella Excel in un documento, creare un link con questa tabella e, quando questa tabella viene aggiornata all’interno di Excel, ti avvisa della modifica (un po’ come succede con le immagini collegate quando le modifichi in Illustrator o Photoshop).

In breve i passaggi che devi fare per sfruttare questa funzione è:

• Impostare InDesign in modo che mantenga i link con i file Excel che importi
• Creare uno stile di tabella (in realtà non è necessario, ma consigliato – vedremo poi perché)
• Importare la tabella controllando le opzioni di import

Prima di andare in profondità con questo terzo metodo, però, vorrei vedere assieme a te come utilizzare le tabelle in InDesign. Soprattutto vorrei parlarti degli stili di tabella perché, come ti dicevo, è veramente consigliato utilizzare uno stile quando linki un file Excel nel tuo documento.

Come utilizzare le tabelle di InDesign (alcuni trucchi utili)

Prima di andare a parlare di come creare una tabella da veri Ninja su InDesign (col terzo metodo appena descritto), credo che sia utile farti conoscere alcuni trucchi utili per gestire le tabelle in InDesign.

Aggiungere, spostare e copiare righe e colonne

Ci sono tre metodi per aggiungere delle righe o delle colonne ad una tabella in InDesign. Basta posizionare il puntatore sulla riga o sulla colonna vicina alla quale vogliamo fare questa modifica e:

1. Selezionare Tabella > Inserisci, Riga/Colonna
2. Cliccare con il tasto destro e selezionare Inserisci, Riga.. o Colonna..
3. Usare i comandi rapidi (shortcuts):
   • MacOS: Cmd + 9 (Righe), Cmd + Alt + 9 (Colonne)
   • Windows: Ctrl + 9 (Righe), Ctrl + Alt + 9 (Colonne)

Ma se vogliamo semplicemente spostare o magari copiare un’intera riga o colonna? Facile, puoi spostare un’intera riga/colonna con il classico drag&drop:

• Seleziona la riga/cella da spostare
• Posiziona il puntatore sopra la riga/colonna in modo da far comparire il simbolo nello screenshot
• Clicca e trascina

Se vuoi copiare la riga/colonna tieni premuto il tasto Alt (quando stai copiando compare un + affianco al simbolo).

Ripetere l’intestazione con tabelle InDesign su più pagine

Quando InDesign non riesce a visualizzare tutto il contenuto all’interno di un box di testo (va in overflow), ci invita a creare un nuovo box di testo collegato (threaded text box) nel quale possa inserire le informazioni non visualizzate.

Nel caso, quindi, la tua pagina non sia abbastanza grande per ospitare la tabella che stai creando, dovrai disegnare un nuovo box di testo collegato ed inserirlo nella pagina successiva.

Per dare un’indicazione del contenuto delle celle al lettore, vorrai probabilmente ripetere l’intestazione.

Duplicarla (facendo copia ed incolla) può sembrare l’operazione più veloce e sensata, in realtà può portarci a commettere degli errori o costringerci a ricontrollare il contenuto ogni volta che modifichiamo dei dati.

Secondo me il metodo migliore è utilizzare la funzione di intestazione delle tabelle di InDesign. Il modo più veloce di farlo (anche più veloce del copia ed incolla) è questo:

• Imposta lo stile della riga di intestazione (possono essere più di una)
• Seleziona la riga di intestazione
• Cliccare con il tasto destro
• Selezionare Converti in righe intestazione

In questo modo quando una tabella andrà in overflow e creerai un box di testo collegato, la tabella nella nuova pagina (o in nel nuovo box) avrà in automatico la riga di intestazione, ed ogni modifica applicherai nella riga di intestazione principale verrà riportata in automatico.

Intestazioni e piè di pagina

Puoi utilizzare la stessa funzione appena descritta anche con i piè pagina delle tabelle. L’operazione è esattamente la stessa:

• Imposta lo stile della riga di piè pagina (possono essere più di una)
• Seleziona la riga di piè pagina
• Cliccare con il tasto destro
• Selezionare Converti in righe piè di pagina

Stili di cella, stili di tabella

Quando inserisci una tabella in InDesign o quando trasformi del testo in una tabella il risultato è questo:

Ovviamente, non consegneresti mai un documento con una tabella simile, quindi bisogna andare a modificare le caratteristiche della tabella per ottenere l’aspetto che desideri.

Modificarne puntualmente le caratteristiche può non essere sempre la strada giusta, anzi, molto spesso, è una grandissima perdita di tempo, soprattutto se devi creare delle altre tabelle simili.

Un consiglio davvero importante: usa gli stili di InDesign

Se già non lo fai, comincia ad utilizzare gli stili di InDesign.

Gli stili di carattere, quelli di paragrafo, stili di oggetto e, gli stili di tabella e cella che andremo a vedere tra poco, sono davvero importantissimi! 

Non solo ti permettono di risparmiare tempo nel creare il tuo documento, ma ti aiutano ad essere più ordinata/o e di poter modificare totalmente il layout del tuo documento con alcuni click senza dover impaginare nuovamente il tuo contenuto.

Questo ti permette di recuperare in un attimo eventuali errori nel design dovuti a sviste tue o del cliente/project manager, o semplici cambi di layout, o richieste dello stampatore.

Come dicevamo, per impostare velocemente lo stile delle nostre tabelle, InDesign ci fornisce due tipologie di stili: gli stili di cella e gli stili di tabella.

Questi due stili ci permettono di impostare diversi attributi alle tabelle di InDesign. Ad esempio, per impostare un background alternato alle righe della tabella devi per forza applicare uno stile di tabella, mentre se vuoi impostare il bordo interno delle celle dovrai utilizzare uno stile di cella.

Ha senso usare gli stili di tabella e di cella se il tuo documento ha più di una tabella con lo stesso layout, oppure se hai intenzione di importare un foglio Excel in InDesign utilizzando la funzione di link della quale parleremo più avanti nel post.

Vantaggi dell’utilizzare gli stili di cella e tabella:

• Più velocità nell’impostare il layout desiderato
• Uniformità di layout tra tutte le tabelle
• Più velocità nel cambiare il layout delle tabelle
• Possibilità di aggiornare la tabella utilizzando un file Excel collegato e non perdere le impostazioni grafiche

Stile di cella in InDesign

Ci sono due modi per creare uno stile di cella e se sai già creare gli stili di paragrafo e carattere il funzionamento è esattamente lo stesso. Uno è simile a quanto visto sopra con la creazione della riga di intestazione cioè, dalle caratteristiche già applicate crei lo stile di cella.

• Imposta lo stile di una cella/riga
• Seleziona la cella/riga
• Seleziona Stile di cella nei pannelli di destra (se non vedi il pannello, dalla barra superiore clicca su Finestra, Stili, Stile di cella)
• Tenendo premuto il tasto Alt clicca su Crea nuovo stile
• Nella schermata che si apre puoi impostare il nome, controllare e modificare le caratteristiche dello stile

Personalmente non uso moltissimo questo metodo.  Alcune caratteristiche sono collegate allo stile di tabella e, utilizzando questo metodo, a volte, non riesci a capire con precisione quali siano le impostazioni che stai dando al tuo stile di cella.

L’altro metodo, quello che io preferisco, è creare lo stile di cella da zero, andando semplicemente nel pannello Stile di cella e creando il nuovo stile cliccando su “Crea nuovo stile”.

Stile di tabella in InDesign

Lo stile di tabella è un insieme di attributi che puoi dare ad una tabella in InDesign con un solo click.

Questi attributi possono essere lo sfondo delle righe o delle colonne, i bordi tra righe o colonne, eccetera, ma possono essere anche delle indicazioni su quali stili usare nelle celle della tabella:

Puoi creare uno stile di tabella negli stessi modi in cui crei uno stile di cella, ma, per avere maggior controllo, io imposto sempre lo stile di tabella da zero.

Se non vedi il pannello Stile di tabella, dalla barra superiore clicca su Finestra > Stili > Stile di tabella. Per creare un nuovo stile di Tabella, vai nel pannello Stile di tabella e clicca su Nuovo stile di tabella. 

Come linkare una tabella in InDesign ad un file Excel

Viste le basi, possiamo adesso dedicarci alla funzione salva-grafico di InDesign. Ho aperto questo post chiedendoti se ti capita mai di copiare la stessa tabella Excel infinite volte all’interno di InDesign, ricordi? O se ti capita ti dover editare manualmente dei dati che sono stati aggiornati dal cliente o dal collega.

InDesign ha una funzione che può risolvere questo problema. Ti permette di inserire una tabella Excel in un documento, creare un link con questa tabella e, quando questa tabella viene aggiornata all’interno di Excel, ti avvisa della modifica (un po’ come succede con le immagini linkate quando le modifichi in Illustrator o Photoshop).

Vediamo insieme passo-passo come risolvere questo problema con il metodo accennato ad inizio articolo di linkare una tabella InDesign ad un file Excel.

1. Impostare InDesign in modo che mantenga il link con Excel

Clicca su InDesign (in MacOS) oppure Modifica (in Windows) nella barra dei menù in alto, scegli Preferenze e poi clicca su Gestione file

Nella scheda Gestione file, spunta l’opzione Crea collegamenti all'interno di testo e fogli di calcolo e clicca OK.

2. Creare lo stile di tabella

Con questa funzione è fondamentale conoscere ed utilizzare gli stili di tabella. Questo perché ogni qual volta il file Excel viene modificato e decidi di aggiornare i dati della corrispondente tabella in InDesign, quest’ultima perderà le caratteristiche di stile che hai impostato.

L’unico modo per mantenere queste caratteristiche è utilizzare uno stile di tabella.

Se non sai utilizzare gli stili di tabella (e quanto visto sopra non era abbastanza approfondito), ti consiglio di seguire questo tutorial in inglese che ho scritto per il blog di Redokun (il prodotto che sviluppo).

3. Importare la tabella

Clicca su File > Inserisci (scorciatoia da tastiera: Cmd + D da Mac, Ctrl + D da Windows)

Nella finestra di importazione, seleziona Mostra opzioni di importazione (se non vedi la selezione clicca su Opzioni), seleziona il file Excel da importare in InDesign e clicca Apri.

Nella finestra di opzioni dell’importazione possiamo selezionare quale foglio del documento Excel vogliamo collegare, il range ed altre opzioni.

InDesign è abbastanza intelligente da capire autonomamente, in base al foglio che colleghi, qual è il range di valori da utilizzare. In questa parte ricordati di impostare lo stile di tabella che hai creato.

Clicca OK ed inserisci la tabella nel foglio di InDesign.

Se ti serve un file InDesign ed una tabella, per fare una prova, puoi scaricare quelli che ti ho preparato io!

Scarica

La tabella che ho inserito io, ha uno stile di tabella che imposta un background alternato alle righe ed uno stile di cella che imposta stile di paragrafo, distanza del testo dai bordi della cella e righe della cella a 0. Alla mia tabella serve però un’intestazione.

Ho già creato uno stile di cella per l’intestazione ed ho anche già impostato lo stile di tabella in modo che utilizzi questo stile di cella per le intestazioni. Se stai seguendo il tutorial fallo anche tu, trovi le istruzioni passo passo nell’articolo che ti ho dato sopra.

Seleziona la riga/le righe di intestazione, fai tasto destro e clicca su Converti in righe di intestazione e fai lo stesso per il piè di pagina della tabella (se ne hai uno). Queste due operazioni (impostare intestazione e piè di pagina), se hai impostato uno stile di tabella, sono le uniche operazioni che dovrai ripetere quando effettui l’aggiornamento della tabella Excel in InDesign.

Una cosa importante, che non ti avevo ancora fatto notare, è che quando colleghi una tabella Excel dentro InDesign, il programma ti mostra il link della tabella nel menù Collegamenti come normalmente fa con le immagini.

4. Modifica del file Excel ed aggiornamento della tabella in InDesign

Vediamo cosa succede quando modifichiamo i valori all’interno dell’Excel. Cambio i prezzi, li metto in dollari, ed aggiungo una riga, salvo il file Excel e torno in InDesign. Come ti dicevo prima, InDesign si comporta come quando modifichi un’immagine in Photoshop oppure Illustrator.

Aggiorno il collegamento.

Come ti dicevo prima InDesign ha perso le impostazioni di Intestazione (e di pié pagina, se lo avevo impostato). L’unica cosa che dobbiamo quindi fare adesso è selezionare le righe che vogliamo impostare come intestazione e fare tasto destro e cliccare su Converti in righe intestazione.

Questa funzione è davvero strepitosa. In passato mi ha salvato da tantissime ore di editing manuale ed ovviamente da errori che possono capitare quando vai ad applicare delle modifiche manuali. Usando questa tecnica, puoi dare ai tuoi colleghi e clienti un file Excel da modificare ed ogni volta che viene aggiornato potrai aggiornare il file InDesign in una manciata di secondi!

Conclusioni

Ok, il mio articolo è concluso. È stato parecchio lungo ma spero che sia stato per te di grande aiuto! Torno a dare la parola a Lorenzo! ;)

Come puoi ben capire, ci sono moltissime altre cose da dire riguardo InDesign.

Proprio per questo abbiamo costruito con Stefano Bernardi il corso InDesign Academy, il corso avanzato di Grafigata dedicato a questo straordinario software.

In questo corso Stefano non ti va solamente a spiegare tutte le funzioni più importanti ma ti insegna un vero e proprio metodo efficiente di lavoro, che ti permetta di poter maneggiare in modo professionale Adobe InDesign.

Alla prossima,

Lorenzo.